一、前言

针对企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲，预约情况不能及时得知。为规范会议室的使用和预约管理，智能会议室预约管理系统，可以帮助企业规范化数字化管理会议室资源，提高会议室使用率，避免资源的冲突。提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间和人力资源投入.使用户可以通过互联网，使用移动终端（手机、平板电脑）、办公电脑以及触控预约屏等多种手段随时了解每个会议室的当前状态和预约情况。邮件和短信通知预约会议室或取消预约，让资源得到充分利用。图表形式显示会议室空闲、占用时间，使会议组织者对会议室资源情况了如指掌，避免冲突。多源的数据开放接口，方便与企业现有 OA、门禁、信息发布、IBMS、电话会议、中控系统、OUTLOOK 数据等信息系统进行无缝的结合，使企业的信息资源得到统一，大大提高使用人员与部门的工作效率。

二、需求分析

传统会议预约的弱势与不足

(1) 信息不流畅，导致会议室无法合理有效使用

会议的临时增加、变更、取消等信息的传递不及时性，容易造成会议室的使用混乱，会议室无法合理有效的利用。

(2) 会议预告复杂，无法及时获取正确的会议信息

传统纸质立牌会议通告，虽然可以获知会议信息。但会议的临时增加、变更、取消等信息则得不到及时的更改。

(3) 会议的预约查询繁琐，灵活性差

所有的会议预约及查询都需要到指定人员处预约查询，如碰到临时的代班人员，则容易造成信息不对称等错误。

(4) 成本高

复杂的流程除了消耗人力成本外，因会议的临时增加、变更、取消等造成纸质信息更改，也加大了企业的运作成本。

终端用户的烦恼与疑问

(1) 为什么我的会议会被别人打断? 而我需要指引他们到正确的会议室吗?

    会议室预约管理系统不仅可以对会议室进行预约，还可以对每一层会议室会议信息进行引导，使与会人员可一目了然清楚了解会议室所在位置与方向。

(2) 为什么我预约了的会议室, 还是会给其他人占用?

    会议室预约管理系统支持会议室预约信息查询，并且支持每个会议室预约时段会议信息提醒，做到会议室使用 0 误差。

(3) 为什么我的会议总是给下一个会议室使用者打断, 询问我会占用房间到什么时候？

    会议室预约管理系统支持会议如需要延长时间，可在线设置延长会议室使用时间，并实时更新信息，使需要使用本会室的工作人员能一目了然。

(4) 为什么这么多会议室给订了但没人用, 但我老是找不到会议室举行我的会议？

    会议室预约管理系统支持实时会议信息取消、会议数据修改等在线功能，来应对会议的突发情况。

(5) 与其它系统的兼容性？

    会议室预约管理系统支持与不同的数据及数据库对接，如：OA 系统、OUTLOOK 数据、ERP 等，不仅提高了系统的统一性，而且大大提高了使用人员与部门的工作效率。

工程商客户的烦恼与疑问

(1) 为什么施工现场这么复杂，安装调试这么繁琐?

    会议室预约管理系统采用云架构设计，安装部署都非常的灵活方便，后台远程调试解决调试难、协调难等施工现场管理顽疾。

(2) 为什么界面没法调整，验收无法通过?

    会议室预约管理系统完全自主知识产权，可以为客户提供专属界面定制开发服务，让工程验收再也不是问题。

(3) 为什么软件收费这么贵，工程核价总是达不到预期?

    会议室预约管理系统软件完全零费用，并提供一年的售后维护，一年后只收取基本的维保服务费用。

三、菲声会议预约解决方案

菲声会议预约系统采用业界首创的阿里云架构设计，部署更方便，维护更实时。通过有效的会议预约管理系统，达到合理、有效利用各个会议室，减少会议冲突的目的。菲声会议预约系统提供完整、灵活、可扩充的会议解决方案，满足用户在不同应用领域的会议预约。向客户提供的系统，不但具有优异的稳定性，而且配备易于操作、有直观用户界面。菲声会议预约系统结合完美的多媒体显示终端，支持分屏显示视频、图片、天气预报、会议信息、状态。